Ein Website Relaunch Briefing schafft die Grundlage dafür, dass eine Agentur Dein Vorhaben einschätzen und ein nachvollziehbares Angebot erstellen kann. Dafür brauchst Du kein fertiges Lastenheft. Ziele, Ausgangslage, gewünschter Umfang und vorhandene Systeme sollten aber so weit geklärt sein, dass deutlich wird, was umgesetzt werden soll und wo noch Fragen offen sind.
Wie viel Vorarbeit dafür nötig ist, unterscheidet sich erheblich. Manche Unternehmen kommen mit einer detaillierten Anforderungsliste, andere mit einigen Stichpunkten und dem klaren Wunsch, ihre bestehende Website abzulösen. Beides kann ein sinnvoller Ausgangspunkt sein.
Entscheidend ist, dass aus den vorhandenen Informationen ein belastbarer Projektrahmen entsteht. In diesem Artikel zeigen wir Dir, welche Angaben dafür wichtig sind, was noch nicht feststehen muss und wie daraus ein Briefing entsteht, auf dessen Basis eine Agentur sinnvoll kalkulieren kann.
Warum das Relaunch Briefing die Qualität des Angebots beeinflusst
Ein Angebot kann nur so konkret sein wie der Umfang, auf den es sich bezieht. Dabei geht es nicht darum, vorab jede Seite, jedes Formular und jedes technische Detail festzulegen. Die Agentur muss vielmehr verstehen, welches Problem der Relaunch lösen soll, welche Ziele damit verbunden sind und welche Rahmenbedingungen bereits bestehen.
Genau hier liegt ein wichtiger Unterschied: Jeder Kunde ist individuell, aber nicht jede technische Anforderung ist neu.
Positionierung, Markenidentität, Zielgruppen, Inhalte und die Art der Präsentation unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Hier muss sich eine Agentur mit dem konkreten Geschäft und der jeweiligen Ausgangslage beschäftigen. Bei der technischen Umsetzung klassischer Unternehmenswebsites wiederholen sich dagegen viele Anforderungen. Formulare, Tracking, redaktionelle Pflege, Mehrsprachigkeit, Hosting oder die Anbindung bestehender Systeme sind keine grundsätzlich neuen Aufgaben.
Eine erfahrene WordPress Agentur muss deshalb nicht erst jedes technische Detail kennen, um einen Relaunch grundsätzlich einordnen zu können. Sie muss aber wissen, welche Anforderungen für Dein Projekt tatsächlich relevant sind und wo Besonderheiten oder Abhängigkeiten bestehen.
Ein Beispiel: Die Information „Wir brauchen ein Kontaktformular“ lässt sich technisch schnell einordnen. Anders sieht es aus, wenn die Anfragen abhängig von Standort oder Produkt automatisch an unterschiedliche Ansprechpartner gehen, Daten an ein CRM übertragen werden und bestimmte Einwilligungen dokumentiert werden müssen. Aus einer bekannten Standardanforderung wird durch den konkreten Kontext ein anderer Umfang.
Ein gutes Briefing macht genau diese Unterschiede sichtbar. Es liefert genug Informationen für eine belastbare Kalkulation und kennzeichnet gleichzeitig die Punkte, die noch nicht abschließend geklärt sind. So muss ein Angebot keine Sicherheit vortäuschen, wo noch Entscheidungen ausstehen.
WER, WAS, WARUM: Diese Angaben braucht die Agentur
Ein brauchbares Agenturbriefing lässt sich auf drei einfache Fragen reduzieren: Mit wem arbeiten wir, was soll entstehen und warum findet das Projekt überhaupt statt? Dahinter stecken die Informationen, die eine Agentur braucht, um den Relaunch fachlich einzuordnen und den Umfang sinnvoll abzugrenzen.
WER: Unternehmen, Ansprechpartner und Entscheidungen
Eine Agentur muss zunächst verstehen, für wen sie die Website entwickelt. Dazu gehören das Geschäftsmodell, die angebotenen Leistungen, relevante Zielgruppen und die Rolle, die die Website für Marketing, Vertrieb oder andere Bereiche spielt.
Genauso wichtig ist die Organisation des Projekts. Wer ist der zentrale Ansprechpartner? Wer liefert Inhalte und gibt Entwürfe frei? Wer muss bei wichtigen Entscheidungen einbezogen werden? Und wer entscheidet am Ende über Budget und Umsetzung?
Das klingt zunächst nach Projektorganisation, beeinflusst aber auch das Angebot. Wenn beispielsweise mehrere Fachbereiche Inhalte zuliefern, ein externer Markenberater eingebunden ist oder Entscheidungen über verschiedene Ebenen freigegeben werden müssen, sollte das von Anfang an bekannt sein.
Für die Agentur entsteht damit ein realistisches Bild davon, in welchem Umfeld das Projekt umgesetzt wird. Für Dich wird gleichzeitig klarer, welche internen Ressourcen der Relaunch benötigt.
WAS: Umfang, Inhalte und bestehende Systeme
Beim WAS geht es um den konkreten Umfang des Relaunches. Wie groß ist die bestehende Website? Welche Inhalte sollen übernommen, überarbeitet oder neu erstellt werden? Welche Funktionen werden benötigt? Gibt es mehrere Sprachen? Und welche Systeme müssen berücksichtigt oder angebunden werden?
Gerade die bestehende technische Landschaft gehört deshalb früh auf den Tisch. Relevant können zum Beispiel sein:
- das aktuelle CMS und Hosting
- Domains und bestehende URL-Strukturen
- Formulare und Bewerbungsprozesse
- Tracking und Webanalyse
- Newsletter-Systeme
- CRM oder ERP
- Buchungs- und Shopsysteme
- externe Schnittstellen und APIs
- bestehende Lizenzen oder technische Vorgaben
- Anforderungen an die interne redaktionelle Pflege
Nicht jeder dieser Punkte muss bereits technisch bis ins Detail geklärt sein. Die Agentur sollte aber wissen, dass er existiert.
Ein CRM ist dafür ein gutes Beispiel. Für die erste Kalkulation muss nicht zwingend feststehen, wie jedes einzelne Datenfeld übertragen wird. Es macht aber einen erheblichen Unterschied, ob ein Kontaktformular lediglich eine E-Mail verschickt oder qualifizierte Anfragen strukturiert an ein bestehendes CRM übergeben soll.
Zum Umfang gehören außerdem Zeit und Budget. Ein Budgetrahmen hilft dabei, Anforderungen zu priorisieren und früh zu erkennen, welche Bestandteile in den Kernumfang gehören und welche sich besser als Option oder spätere Ausbaustufe planen lassen. Der Zeitrahmen zeigt wiederum, ob externe Termine, interne Freigaben oder andere Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen.
Das Ziel ist keine möglichst lange Feature-Liste. Die Agentur braucht ein ausreichend vollständiges Bild davon, was sie bei der Kalkulation berücksichtigen muss.
WARUM: Ziele, Probleme und Erfolgskriterien
Die wichtigste Information steht häufig nicht in der Funktionsliste. Eine Agentur sollte verstehen, warum die bestehende Website überhaupt ersetzt oder überarbeitet werden soll.
Vielleicht finden Besucher relevante Leistungen nur schwer. Vielleicht passt die Präsentation nicht mehr zur Positionierung des Unternehmens. Inhalte lassen sich intern nur umständlich pflegen. Anfragen landen an der falschen Stelle. Oder die Website ist über Jahre gewachsen und bildet das heutige Unternehmen nicht mehr sinnvoll ab.
Diese Ausgangslage ist wichtig, weil dieselbe technische Anforderung je nach Ziel zu unterschiedlichen Lösungen führen kann.
„Wir brauchen eine neue Leistungsübersicht“ beschreibt zunächst nur ein gewünschtes Element. „Interessenten verstehen unser Leistungsangebot nicht und finden den passenden Einstieg nicht“ beschreibt dagegen das eigentliche Problem. Erst daraus lassen sich Struktur, Inhalte, Nutzerführung und später die passende technische Umsetzung ableiten.
Deshalb gehören in ein Website Relaunch Briefing auch konkrete Erfolgskriterien. Was soll nach dem Relaunch besser funktionieren? Sollen Interessenten schneller zur passenden Leistung finden? Soll das Marketing neue Seiten selbst aufbauen können? Sollen qualifizierte Anfragen gezielter beim Vertrieb ankommen? Oder soll eine gewachsene Website endlich wieder eine klare Struktur bekommen?
Je verständlicher das WARUM, desto weniger muss die Agentur technische Lösungen aus einzelnen Anforderungen erraten. Und desto besser lässt sich beurteilen, welche Leistungen tatsächlich zum Projekt gehören.
Was vor dem Angebot noch nicht feststehen muss
Für ein belastbares Angebot muss nicht jede Entscheidung des Relaunches bereits getroffen sein. Du brauchst weder ein fertiges Screendesign noch eine vollständige technische Spezifikation, bevor Du mit einer Agentur sprichst.
Wichtiger ist die Unterscheidung zwischen Informationen, die den Umfang des Projekts bestimmen, und Details, die sich innerhalb dieses Rahmens später konkretisieren lassen.
Vor dem Angebot sollte ungefähr bekannt sein:
- welches Ziel der Relaunch verfolgt
- welche Probleme die bestehende Website lösen soll
- welche Inhalte vorhanden sind und grundsätzlich übernommen werden sollen
- welche Bereiche und Funktionen die neue Website benötigt
- welche bestehenden Systeme und relevanten Schnittstellen berücksichtigt werden müssen
- ob mehrere Sprachen vorgesehen sind
- wer intern am Projekt beteiligt ist
- welcher zeitliche Rahmen besteht
- in welcher wirtschaftlichen Größenordnung sich das Projekt bewegen soll
„Bekannt“ bedeutet dabei nicht, dass jeder Punkt bereits abschließend spezifiziert sein muss. Wenn beispielsweise feststeht, dass die Website später mit einem CRM kommunizieren soll, ist das für die Kalkulation relevant. Welche Datenfelder übertragen werden und wie der genaue Prozess aussieht, kann je nach Projekt auch später geklärt werden.
Andere Entscheidungen lassen sich häufig sinnvoll im Projekt treffen. Dazu gehören etwa das finale Screendesign, die genaue Ausgestaltung einzelner Seitentypen, konkrete Plugins oder technische Implementierungsdetails.
Die Grenze ist nicht bei jedem Projekt gleich. Eine bestimmte Schnittstelle kann bei einem Unternehmen eine kleine Ergänzung sein und bei einem anderen den technischen Umfang erheblich beeinflussen. Genau deshalb sollte ein Briefing offene Fragen nicht überspielen.
Wenn etwas für die Kalkulation noch nicht ausreichend geklärt ist, sollte das im Angebot sichtbar werden. Eine Agentur kann beispielsweise mit einer klar benannten Annahme kalkulieren, mehrere Varianten anbieten oder eine Erweiterung zunächst als Option ausweisen. So bleibt nachvollziehbar, welcher Leistungsumfang im Preis enthalten ist und welche Entscheidung später noch getroffen werden muss.
Das ist auch der Grund, warum Du vor der ersten Anfrage kein perfektes Lastenheft erstellen musst. Gute Vorbereitung erleichtert das Gespräch. Die Aufgabe der Agentur besteht aber ebenfalls darin, die vorhandenen Informationen einzuordnen, relevante Fragen zu stellen und daraus einen sinnvollen Projektrahmen abzuleiten.
Vom Kennenlerngespräch zum belastbaren Relaunch Angebot
In der Praxis startet ein Relaunch selten mit einem perfekten Briefing. Manche Unternehmen schicken uns umfangreiche Unterlagen, andere kommen mit einer bestehenden Website, einigen Stichpunkten und einer ziemlich klaren Vorstellung davon, was nicht mehr funktioniert.
Beides ist völlig in Ordnung.
Bei WP Munich entsteht das eigentliche Projektbriefing aus den Informationen, die Du bereits mitbringst, und unserem kostenlosen Kennenlerngespräch. Unsere Projektmanager ordnen die Anforderungen ein, stellen die fehlenden Fragen und halten den besprochenen Umfang anschließend schriftlich fest. Du kannst das Briefing prüfen, korrigieren und ergänzen. Erst auf dieser bestätigten Grundlage erstellen wir das Angebot.
Der Ablauf ist damit bewusst einfach:
- Du schickst uns die Informationen, die bereits vorhanden sind.
- Im kostenlosen Kennenlerngespräch sprechen wir über Ziele, Anforderungen, bestehende Systeme und offene Fragen.
- Wir strukturieren die Informationen zu einem konkreten Projektbriefing.
- Du bestätigst oder korrigierst das Briefing.
- Auf dieser Grundlage erstellen wir das Angebot.
Wenn einzelne Punkte zu diesem Zeitpunkt noch offen sind, verschwinden sie nicht irgendwo in der Kalkulation. Wir kennzeichnen sie entsprechend und können sinnvolle Alternativen, Erweiterungen oder spätere Ausbaustufen separat aufführen.
Du musst Deinen Relaunch also nicht fertig geplant haben, bevor Du eine Agentur kontaktierst. Du solltest wissen, warum Du etwas verändern möchtest und welche Rahmenbedingungen bereits feststehen. Den Rest können wir gemeinsam sortieren.
Du planst einen Website Relaunch und möchtest wissen, welchen Umfang Du realistisch einplanen solltest? Dann lass uns über Dein Relaunch Vorhaben sprechen.
